Czasami zdarza się, że zmiany w przepisach regulujących transport nie przyprawiają przewoźników o skurcze żołądka i szybsze bicie serca. Jedną z takich zmian były sanitariaty, czyli nowy (choć już nie do końca) dodatek dla kierowców uczestniczących w przewozach międzynarodowych, który pozwala obniżyć podstawę oskładkowania i opodatkowania. Czym są sanitariaty i jak należy je rozliczać?
Pod pojęciem „sanitariatów” kryją się koszty ponoszone przez kierowców międzynarodowych na toalety, prysznice czy środki higieniczne, z których korzystają oni, przebywając w trasie. Wydatki ponoszone przez kierowców na sanitariaty mogą osiągać jednego dnia nawet w granicach 10 euro, z czego lwią część stanowi przeważnie opłata za prysznic.
Nowe regulacje dotyczące sanitariatów to efekt wejścia w życie ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców, która wprowadziła także zmiany w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.
Zasady rozliczania sanitariatów w przewozach międzynarodowych dla ZUS
Aby zrozumieć zasady rozliczania sanitariatów kierowców w przewozach międzynarodowych, musimy odwołać się w pierwszej kolejności do art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców. Na mocy tego przepisu sanitariaty mogą stanowić składnik zmniejszający podstawę oskładkowania (ZUS), jeśli wystąpią ustawowe przesłanki.
Należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe, nie wchodzą w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, jeśli miesięczny przychód takiego kierowcy jest wyższy niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie. Takie przeciętne miesięczne wynagrodzenie w 2024 r. wynosiło 7824 zł, a obecnie kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia to 8673 zł.
Z powyższego wynika po pierwsze, że sanitariaty pozwalają obniżyć podstawę oskładkowania tylko wtedy, gdy przychód kierowcy przekroczy określony próg – będzie wyższy niż kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W innym wypadku nie ma możliwości, by zmniejszały podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, co oznacza, że należy wliczać je do podstawy tychże składek. Po drugie natomiast, sanitariatów nie powinno traktować się ściśle jako kosztu firmowego, a bardziej jako koszt pracownika, którego nie musi on dokumentować.
Zasady rozliczania sanitariatów w przewozach międzynarodowych dla PIT
Zwrot kosztów ponoszonych na sanitariaty jest wolny nie tylko od ZUS, ale także od PIT. Co istotne, w przypadku zaliczek na podatek dochodowy nie wprowadzono tu żadnego, dodatkowego ograniczenia, które ma miejsce przy oskładkowaniu. A zatem nie bierze się tu pod uwagę wysokości miesięcznego wynagrodzenia kierowcy.
Kogo dotyczą sanitariaty?
Sanitariaty dotyczą kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Należy rozumieć przez to przewozy bilateralne, kabotaż, cross-trade, delegacje, wykonywane pojazdami ciężarowymi o DMC większej niż 3,5 tony, jak i busami. Przepisów o sanitariatach nie stosuje się z kolei do kierowców uczestniczących w przewozach krajowych.
Zwrot kosztów sanitariatów – o tym należy pamiętać
Mówiąc o sanitariatach, należy zwrócić jeszcze uwagę na kilka istotnych kwestii.
- Sanitariaty nie są wynagrodzeniem, tylko zwrotem nieudokumentowanych kosztów. A to oznacza, że nie można ich wypłacać jako premii.
- Firmy transportowe mają możliwość, by, biorąc pod uwagę średnie stawki sanitariatów obowiązujące za granicą w krajach, w których kierowca wykonywał zadania służbowe, określić wysokość takiego zwrotu.
- Odpowiednie zapisy dotyczące sanitariatów powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub aneksie do takiej umowy, czy warunkach zatrudnienia.
- Wypłacanie dodatku za sanitariaty nie jest obowiązkowe – każda firma powinna przeanalizować w związku z tym, na podstawie wynagrodzeń wypłacanych kierowcom, czy będzie to dla niej opłacalne.
Potrzebują Państwo pomocy w prawidłowym ewidencjonowaniu i rozliczaniu czasu pracy kierowców? Zapraszamy na spotkanie z naszym biurem TAXTRANS, które specjalizuje się w obsłudze księgowej i rozliczeniowej firm z sektora TSL!
