Jak powszechnie wiadomo, każdemu pracownikowi, na mocy art. 152 KP, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, w wymiarze 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy. Kwestia ta nie budzi żadnych wątpliwości. Te pojawiają się jednak, gdy przychodzi zmierzyć się z zapisem widniejącym w art. 162 KP, wprowadzającym możliwość dzielenia urlopu na części. Co jest kłopotliwe w interpretacji tego przepisu?
Z art. 162 KP wynika, że pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, by ten udzielił mu urlopu w częściach. W rzeczywistości ma to miejsce dość często, ponieważ preferencje pracowników w zakresie spędzania dni wolnych od pracy bywają różne i w ciągu ostatnich lat uległy pewnym zmianom.
Drugie zdanie przywołanego przepisu wprowadza jednak dodatkowy warunek. Otóż, jeśli pracownik wnioskuje o udzielenie mu urlopu w częściach, w takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. I w tym miejscu pojawia się kluczowe pytanie – czy przepis ten ma bezwzględnie obowiązujący charakter, czy też może jest jednak dopuszczalne, by pracodawca akceptował wnioski urlopowe nieobejmujące swoim zakresem 14 dni? Czy za naruszenie tego przepisu może grozić grzywna?
Dlaczego urlop w wymiarze nie krótszym niż 14 dni?
Dlaczego w ww. przepisie pojawia się akurat okres 14-dniowy? Wynika to ze społeczno-gospodarczego przeznaczenia wypoczynku. Celem urlopu jest bowiem to, by pracownik zdołał przez okres jego trwania faktycznie wypocząć. Nie jest w końcu tajemnicą, że… wypoczęty pracownik pracuje efektywniej. Ustawodawca wyszedł dlatego z założenia, że to właśnie urlop w dłuższym wymiarze pozwala na pełniejszą, lepszą regenerację sił aniżeli tylko krótkie przerwy od pracy.
Rzeczywistość okazuje się jednak zgoła odmienna, ponieważ niektórzy pracownicy (i grupa ta systematycznie się powiększa), preferują właśnie urlopy kilkudniowe, co pozwala im na częstsze wyjazdy w różnych okresach w roku, zamiast jednego i ciągłego dwutygodniowego wypoczynku. Stąd też kłopotliwość stosowania art. 162, mówiącego o tym, że jedna z tychże części powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych. Warto zwrócić uwagę, że w przepisie tym wskazuje się na dni kalendarzowe, co oznacza, że do okresu tego wlicza się zarówno dni pracy pracownika, jak i dni wolne od pracy.
Swoboda decydowania o urlopach jest oczywiście w przypadku pracowników w pewnym zakresie ograniczona, ponieważ za przygotowanie planu urlopów odpowiada pracodawca i to on podejmuje ostateczną decyzję w przedmiocie udzielenia lub nieudzielenia urlopu we wskazanym przez pracownika terminie. To na nim spoczywa więc obowiązek dbania o to, aby rozkład urlopów nie naruszał obowiązujących przepisów. Powinno sporządzać się go, biorąc pod uwagę w szczególności wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Przygotowanie planu urlopów nie zawsze jest w związku z tym zadaniem łatwym. Wymaga wypracowania dobrej, wzajemnej komunikacji, a czasami także umiejętności godzenia się na pewne ustępstwa i szukania kompromisów.
Czy naruszenie przez pracodawcę ciągłego, 14-dniowego okresu wypoczynku jest wykroczeniem?
Dla omawianej problematyki kluczowe pozostaje stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 30 lipca 2021 roku, zgodnie z którym nieudzielenie pracownikowi w roku kalendarzowym co najmniej jednej części urlopu obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca nie powinien zatem obawiać się, że dokonując nadmiernego rozdrobnienia urlopu pracownika, popełnia wykroczenie, za które grożą sankcje finansowe.
Nie oznacza to jednak, że w razie kontroli PIP wykryte niezastosowanie się do art. 162 zostanie całkowicie zlekceważone. Inspektorzy wciąż mogą stwierdzić w takiej sytuacji, że doszło do naruszenia przepisów i nałożyć na pracodawcę obowiązek usunięcia tychże naruszeń.
Normę wyrażoną w art. 162 można zatem traktować teoretycznie jako pewnego rodzaju wskazówkę, a nie bezwzględny obowiązek (choć prawnicy prezentują w tym przedmiocie różne zdania). I mimo iż pracodawca nie powinien zostać ukarany wtedy grzywną, nie jest to jednoznaczne z tym, że może on teraz całkowicie zaprzestać stosowania się do analizowanego przepisu. Wręcz przeciwnie – zawsze ma obowiązek dążyć do tego, by pracownik, który wnioskuje o podział urlopu na części, odbył jedną część takiego urlopu w wymiarze nie krótszym niż 14 dni kalendarzowych.
Ważne: Rekomendujemy dlatego zachowanie dużej ostrożności w odchodzeniu od stosowania normy z art. 162 i korzystanie z takiego odstępstwa jedynie w indywidualnych przypadkach. Niezależnie od stanowiska PIP, pracodawca powinien dochować staranności, by zasada przewidziana w tym przepisie została zachowana.
Kiedy pracodawca popełnia wykroczenie i narusza prawa pracownicze związane z urlopem?
Wprawdzie rozdrobnienie urlopu na części powodujące udzielenie wypoczynku w wymiarze krótszym niż 14 dni kalendarzowych nie jest zagrożonym grzywną wykroczeniem, to jednak będzie już nim po pierwsze – nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu wypoczynku, a po drugie – bezpodstawne obniżenie wymiaru takiego wypoczynku. Pod sytuację tę kwalifikuje się także odmowa udzielenia pracownikowi urlopu w wymiarze 14 dni kalendarzowych, jeśli pracownik zawnioskowałby właśnie o taki dłuższy i nieprzerwany urlop.
Przypominamy, że pracodawca, który nie udziela pracownikowi przysługującego mu wypoczynku lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. podatkowych.
