Krajowy System e-Faktur w skrócie KSeF to krok Ministerstwa Finansów w kierunku zautomatyzowania a co za tym idzie usprawnienia przepływu faktur w obrocie gospodarczym. Co to oznacza dla przedsiębiorców? Na co należy zwrócić uwagę? Podpowiadamy poniżej.

 

Krajowy System e-Faktur od kiedy?

Od 1 lutego 2026 – tzw. faza pierwsza dotyczy podmiotów, których wartość sprzedaży wraz z należnym podatkiem VAT za 2024 rok, przekroczyła 200 mln. zł.

Od 1 kwietnia 2026-faza druga, która dotyczy wszystkich pozostałych podmiotów, za wyjątkiem najmniejszych przedsiębiorstw, które obowiązek ten będą miały dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Przez najmniejsze przedsiębiorstwa należy rozumieć takie u których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że mimo iż w początkowym etapie być może nie będziemy wysyłać faktur do KSeF ale będziemy zobligowani je w tym systemie odbierać.

Czym właściwie jest Krajowy System e-Faktur?

Jest to platforma teleinformatyczna przygotowana przez Ministerstwo Finansów, która służy między innymi do: nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a także wystawiania faktur ustrukturyzowanych, otrzymywania ich od kontrahentów oraz archiwizacji przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Po upływie tego okresu należy przechowywać faktury we własnym zakresie w szczególności, jeżeli nie upłyną jeszcze termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Czym jest e-Faktura?

Jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Sytemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikacyjnym udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego KSeF, w postaci elektronicznej.

Co do zasady fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną nie wcześniej niż w momencie nadania jej numeru KSeF. A zatem samo wygenerowanie faktury w programie do tego służącym, nie sprawia, że została ona wystawiona. Za wyjątkiem trybu offline24, z którego możemy skorzystać w razie trudności w przesyłaniu faktur ze względu na jakość sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem, wówczas za datę wystawienia faktury uznajemy za datę wystawienia faktury, datę wskazaną przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Dodatkowo warto wspomnieć, iż w momencie wejścia w życie KseF, znikają z obrotu noty korygujące. Od tego momentu każda korekta błędu formalnego czy to obrachunkowego będzie odbywała się na za pomocą faktur korygujących.

Co więcej w przypadku wystawienia faktury „na błędnego” kontrahenta, należy taką fakturę skorygować „do zera” i wystawić kolejną poprawną.

Jakie transakcję zostaną objęte e-fakturą?

Z całą pewnością najbardziej popularne w obrocie gospodarczym, czyli, dostawy towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju, ale także wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, export towarów, świadczenie usług dla podatników spoza terytorium kraju – rozliczane na zasadzie odwrotnego obciążenia. Otrzymanie zaliczki również powinno zostać udokumentowane e-fakturą. Ważnym aspektem jest samofakturowanie, gdzie może pojawić się potrzeba zarejestrowania podmiotu zagranicznego do KSeF jeżeli dokonuje ona samofakturowania na nasza rzecz. Jednakże stanowisko w tej kwestii nadal jest niejednoznaczne, należy więc na bieżąco śledzić postępy legislacyjne 

Pierwszy krok- uprawnienia do korzystania z KSeF.

Osoby prowadzące jednoosobowa działalność gospodarczą posiadają tzw. „uprawnienia pierwotne” więc za pomocą profilu zaufanego mogą od razu bez dodatkowych zgłoszeń zalogować się na platformę Ministerstwa Finansów i tam następnie nadać uprawnienia innym osobom do wysyłki czy np. pobierania faktur z KSeF. W przypadku osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą, konieczne jest, w pierwszej kolejności złożenie zawiadomienia ZAW-FA do Urzędu Skarbowego, w celu nadania najszerszych uprawnień do KSeF wybranej osobie fizycznej lub prawnej, która to w dalszej kolejności będzie miała możliwość, (już elektronicznie), nadawać dalsze uprawnienia. System ministerstwa finansów pozwoli także na wygenerowanie tzw. TOKENA, jest to ciąg cyfr do zaimplementowania w systemie księgowym umożliwiających wysyłkę oraz odbiór faktur bez konieczności uwierzytelnienia za pomocą profilu zaufanego. Osoby prawne będą miały także możliwość bezpośredniego dostępu do KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej. W przypadku konieczności zmiany osoby z najszerszymi uprawnieniami, składamy ponownie ZAW-FA który zastąpi poprzedni.   

Wysyłka w KSeF, czy poza KSeF?

W związku z wdrożeniem KSeF może dojść do sytuacji, że w naszym przedsiębiorstwie system fakturowania zostanie podzielony na trzy grupy. Do pierwszej z nich będą należały faktury wystawione dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą na terytorium kraju, które należy wystawić oraz wysłać w KSeF. Następnie faktury dla podmiotów zagranicznych, które należy wystawić w KSeF w formie ustrukturyzowanej) i następnie przesłać do kontrahenta w formie z nim uzgodnionej. Ale mogą też pojawić się faktury dla osób fizycznych które na ten moment pozostają całkowicie poza KSeF.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż wysyłce podlega sama faktura, nie ma możliwości przesłania do KSeF załączników które jej dotyczą. Ministerstwo Finansów podpowiada, o możliwości umieszczenia linku w miejscu na dodatkowe informację z odnośnikiem do załączników w formie elektronicznej lub przesłania tych dokumentów w formie uzgodnionej z kontrahentem. Przesunięty został także termin obowiązku podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za e-faktury, do końca 2026 roku.

 

Co w przypadku awarii, prac serwisowych lub braku dostępu do Internetu?

Awaria KSeF lub prace serwisowe które zostaną obwieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, nie zwalniają podatników z obowiązku wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej, co więcej po ustaniu awarii mamy 7 dni roboczych na przesłanie faktury do KSeF natomiast po zakończeniu prac serwisowych jest to jeden dzień roboczy. Podobnie w przypadku awarii po naszej stronie, wówczas również należy wystawić fakturę w formie ustrukturyzowanej, ale przesłać ją do KSeF musimy już następnego dnia roboczego. Faktura wystawiona w trakcie braku możliwości przesyłki jej do systemu, powinna zostać oznaczona kodem QR oraz wydana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W takim przypadku za datę wystawienia faktury uznaję się datę jej wygenerowania z systemu a nie datę nadania numeru w KseF.

Sankcję.

Rok 2026 jako okres przejściowy, upłynie bez nakładania kar za błędy i niedopatrzenia. Sankcje pojawią się dopiero od 2027 roku i będą nakładane od pojedynczego dokumentu, który nie zostanie wystawiony formie ustrukturyzowanej i w terminie przesłany do KSeF. Wysokość kary będzie zależała od tego czy dana faktura zawiera kwotę VAT, jeżeli tak to może ona wynosić do 100% VAT lub do 18,7% wartości ogółem w przypadku, gdy ta nie ma wskazanej kwoty podatku. Kary będą nakładane w trybie postepowania administracyjnego, czyli na podstawie decyzji z 14 dniowym terminem zapłaty. Będzie oczywiście istniała możliwość odwołania, dlatego warto przechowywać dokumenty dowodowe: z jakiego powodu powstała awaria lub inna przyczyna uniemożliwiająca wysyłkę dokumentu do KSeF, jakie procedury zostały wdrożone, aby uniknąć takich sytuacji w przyszłości, czy zdarzyło się to już w przeszłości czy to pierwszy raz itp.  

Aby zneutralizować negatywne emocje związane z karami warto wspomnieć, iż od momentu wejścia w życie Krajowego Systemu eFaktur ulegnie skróceniu podstawowy termin zwrotu nadwyżki VAT z obecnych 60 dni do dniu 40.

Jak się przygotować?

Do lutego 2026 roku pozostało jeszcze nieco czasu, warto zatem rozważyć, jak chcemy wdrożyć KSeF w naszej firmie, tak aby unikną chaosu oraz zbędnego stresu.  Ważnym aspektem jest to czy księgowość naszej firmy jest prowadzona wewnętrznie czy zewnętrznie przez np. biuro rachunkowe. Należy zastanowić się kto będzie odpowiedzialny za wysyłkę dokumentów do KSeF, kiedy będziemy to robić, czy od razu po wystawieniu faktur czy zbiorczo np. raz w tygodniu, oczywiście z zachowaniem ustawowych terminów i bez zagrożenia zachwiania płynności finansowej. Kto i w jakich terminach będzie pobierał faktury? Czy będzie się to działo automatycznie? Wówczas jakie procedury należy wdrożyć w celu kontroli tego co do nas wpływa oraz zasad przekazywania dokumentów do księgowości po ich uprzedniej weryfikacji i zatwierdzeniu. Faktury, które pobierzemy będą w formacie xml, czyli nieczytelnym dla oka, należy zatem rozważyć skorzystanie z narzędzi umożliwiających wizualizację, jak np. Saldeo. Czas zatem przygotować procedurę, która będzie odpowiednia dla naszej działalności.