Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września 2024 r. Jej przepisy dotkną również właścicieli firm transportowych, którzy to będą zobowiązani do opracowania procedur dokonywania wewnętrznych zgłoszeń. Jacy konkretnie pracodawcy muszą spełnić nowe wymogi i jak w takim razie przygotować swoje przedsiębiorstwo do przyjmowania i zarządzania ewentualnymi informacjami w sprawie naruszeń prawa?
Kim jest sygnalista i co odróżnia go od innych osób dokonujących zawiadomień o przestępstwie?
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być tym samym zarówno pracownik pozostający w stosunku pracy, jak i osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, a ponadto pracownik tymczasowy, przedsiębiorca, akcjonariusz, czy wspólnik. Pod ochronę przewidzianą dla sygnalistów podlega nawet stażysta i praktykant.
To, co odróżnia sygnalistów od innych osób dokonujących zawiadomienia w sprawie popełnienia przestępstwa, pozostaje fakt, iż sygnaliści nie są żadnymi przypadkowymi świadkami takiego zdarzenia, a wchodzą w posiadanie odpowiednich informacji w związku z wykonywaną pracą.
Jakie rodzaje naruszeń podlegają pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów?
Nowe przepisy przyznają ochronę sygnalistom w razie zgłoszenia bądź ujawnienia informacji o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, jeżeli naruszenie to polegało na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem albo mającym na celu obejście prawa i dotyczyło m.in. korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska.
Ustawy nie stosuje się jednak w szczególności do informacji objętych: przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych, tajemnicą narady sędziowskiej, a także postępowaniem karnym.
Na czym polega ochrona przyznawana sygnalistom?
Sygnalista zaczyna podlegać ochronie wynikającej z przepisów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Stanie się tak pod warunkiem, że miał on uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochrona ta polega przede wszystkim na zakazie podejmowania wobec sygnalisty działań odwetowych, jak również prób lub gróźb zastosowania takich działań. Działaniem odwetowym wobec sygnalisty będącego pracownikiem, który wykonuje pracę na podstawie stosunku pracy, będzie wykonywać pracę na podstawie stosunku pracy lub wykonywał pracę na podstawie stosunku pracy, może być m.in. odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przeniesienie na inne stanowisko, mobbing, dyskryminacja.
Powyższe działania odwetowe są zakazane także względem osób, które świadczą pracę lub usługi na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego, o ile charakter świadczonej pracy lub usług nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
Jeśli względem sygnalisty zastosowano działania odwetowe, ma on prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Monitorze Polski przez Prezesa GUS lub prawo do zadośćuczynienia.
Ważne: Warto podkreślić, że zakaz podejmowania działań odwetowych obejmuje także osoby pomagające sygnaliście lub z nim powiązane, takie jak członkowie najbliższej rodziny, jeśli przykładowo pracują oni razem w jednym zakładzie pracy.
W jaki sposób sygnaliści mogą zgłosić naruszenie prawa?
Zgłoszeń można dokonywać zarówno w sposób jawny, jak i anonimowo.
Ustawa przewiduje 3 tryby zgłaszania naruszeń prawa. Sygnalista może skorzystać ze:
- zgłoszenia wewnętrznego,
- zgłoszenia zewnętrznego,
- zgłoszenia publicznego.
Ad. 1
Zgłoszenie wewnętrzne to inaczej zgłoszenie, którego sygnalista dokonuje swojemu pracodawcy lub podmiotowi, na rzecz którego świadczy pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.
Ad. 2
Zgłoszenie zewnętrzne polega na zgłoszeniu informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu. Może odbyć się bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Ad. 3
Zgłoszenie publiczne jest z kolei zgłoszeniem podawanym do wiadomości publicznej.
Jakie podmioty muszą wdrożyć procedury wewnętrzne?
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada nowe wymagania i obowiązki na pracodawców i przedsiębiorców, ze względu na fakt, iż jednym z dopuszczalnych trybów zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa, pozostaje tryb wewnętrzny.
Ważne: Do wdrożenia procedur wewnętrznych, na mocy art. 23, zobowiązane są podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Do liczby tej wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Natomiast podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, mogą (aczkolwiek nie muszą) ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. W ich przypadku nie jest to zatem obligatoryjne.
Jak przygotować do zgłoszeń wewnętrznych swoją firmę transportową?
Poniżej prezentujemy najistotniejsze dla opracowania wewnętrznych procedur wymogi, które powinny zostać spełnione w firmach transportowych zobowiązanych na mocy przepisów do ich wdrożenia:
- Do ustalenia procedury wewnętrznej zgłaszania i przyjmowania informacji o naruszeniach prawa niezbędne jest przeprowadzenie konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, z zachowaniem określonych w ustawie terminów.
- Procedura dokonywania wewnętrznych zgłoszeń musi określać m.in.: podmiot upoważniony do przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń, sposoby przekazywania zgłoszeń wraz z adresem korespondencyjnym, bezstronny podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych, obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia, informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
- Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych powinny obejmować co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie (w tym telefonicznie) bądź pisemnie (w postaci papierowej lub elektronicznej).
- Pracodawca jest zobowiązany zagwarantować sygnaliście, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
- Osoba, która dopiero ubiega się o pracę, powinna zostać poinformowana o procedurze zgłoszeń wewnętrznych już na etapie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Natomiast względem pracowników już zatrudnionych, procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości, w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
- Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, a gromadzone w nim dane powinny być przechowywane przez okres 3 lat.
Jakie sankcje grożą za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów?
Jak można się spodziewać, niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów lub naruszenie jej postanowień, zostało zagrożone sankcjami. Przepisy przewidują w tym przypadku odpowiedzialność karną.
Dla przykładu każdemu, kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, grozi grzywna, kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku. Natomiast ten, kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Opracowanie procedur wewnętrznych przy wsparciu kancelarii transportowej LEGALTRANS
Ustawa o ochronie sygnalistów to kolejne, dodatkowe obowiązki dla właścicieli firm transportowych. Jeśli na mocy obowiązujących przepisów są Państwo zobligowani do wdrożenia u siebie odpowiednich procedur wewnętrznych, w razie wystąpienia w tym przedmiocie problemów zapraszamy do skorzystania z pomocy naszej kancelarii LEGALTRANS!
