Dla wielu przedsiębiorców prowadzenie własnej działalności gospodarczej nieodzownie wiąże się z koniecznością odbywania podróży służbowych. Z podróżami służbowymi związane są natomiast diety. Czy mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu, a jeśli tak – na jakich zasadach?
Podróżą służbową, powołując się na art. 775 § 1 KP, jest zadanie służbowe realizowane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy, lub poza stałym miejscem jego pracy. Z tytułu odbywania podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą. Należą do nich przede wszystkim diety, które w podróży krajowej są przeznaczane na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.
Maksymalna wysokość diety wynosi obecnie 45 zł za dobę podróży. Taka dieta, powołując się na stanowisko fiskusa, może być dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu, jednak powinien on pamiętać, by księgować ją w prawidłowy sposób.
Kryteria uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu
Aby zaklasyfikować określony wydatek jako koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące kryteria:
- wydatek został faktycznie poniesiony przez przedsiębiorcę,
- wydatek ten został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- wydatek pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością,
- wydatek nie został wyłączony z kosztów w katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, zawierającym koszty, które nie mogą zostać zaklasyfikowane jako koszty uzyskania przychodu,
- wydatek został odpowiednio udokumentowany przez przedsiębiorcę.
Dieta jako koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy – zasady rozliczania
Przedsiębiorca, który chce księgować w kosztach diety z tytułu krajowych podróży służbowych, nie może robić tego w sposób dowolny. Jego kosztem uzyskania przychodu nie są bowiem rzeczywiście poniesione koszty na wyżywienie, które wynikają z faktury, a koszty w wysokości liczonej zgodnie z obowiązującymi przepisami i przyjętymi kryteriami, czyli tytułowe diety, stanowiące pewnego rodzaju rekompensatę za faktycznie zakupione wyżywienie.
Ważne: Powołując się na art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, zawierający katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodu, za koszt uzyskania przychodu nie uznaje się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Sygnalizowaliśmy już, że pełna dieta wynosi obecnie 45 zł – jest to dieta przysługująca za dobę podróży i należna w takiej wysokości, jeśli podróż trwa ponad 12 godzin. Jeśli jednak krajowa podróż służbowa trwa krócej, przedsiębiorca nie może odliczyć diety w pełnej wysokości. W tym przypadku zastosowanie znajdą przepisy zawarte w § 7 rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Ile w takim razie wynosi dieta w podróży krajowej, jeśli podróż trwa mniej niż 12 godzin? Za podróż trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, natomiast jeśli jest to mniej niż 8 godzin – wtedy dieta nie przysługuje wcale.
Jeśli z kolei podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje 50% diety, ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
A zatem, mając na uwadze powyższe, wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej. Dopiero po jego ustaleniu kierowca będzie wiedział, jaką wartość może ująć w kosztach uzyskania przychodu.
Chcąc uwzględnić dietę w kosztach, należy pamiętać dodatkowo o jej odpowiednim udokumentowaniu i posiadaniu dowodu wewnętrznego. Taki dowód wewnętrzny powinien zawierać m.in. dane przedsiębiorcy, cel i datę podróży, miejscowość docelową, czas trwania podróży oraz stawkę i wartość przysługującej diety – kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Uwaga na podróż prywatnym samochodem
Podczas podróży służbowej przedsiębiorca ponosi także innego rodzaju wydatki, jak chociażby koszty paliwa czy opłaty autostradowe.
Może zdarzyć się jednak, że podróż służbowa przedsiębiorcy odbędzie się jego prywatnym samochodem, a więc takim, którego nie ma on wprowadzonego do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku należy pamiętać, że wydatki związane z użytkowaniem takiego pojazdu (wydatki eksploatacyjne), są jego kosztem uzyskania przychodu jedynie w wysokości 20%. Przedsiębiorca nie może w dodatku odliczać 100% VAT, a wyłącznie jego połowę.
Noclegi w trakcie podróży służbowej
Innego rodzaju wydatkiem w trakcie podróży służbowej przedsiębiorcy są wydatki ponoszone na noclegi. Przedsiębiorca ma prawo uwzględniać je w kosztach uzyskania przychodów w takiej wysokości, jaka wynika z otrzymanej faktury. W tym przypadku ryczałt za nocleg nie ma zastosowania – dotyczy on tylko noclegów odbywanych w trakcie podróży służbowej przez pracowników.
Ponadto w przypadku usług noclegowych i gastronomicznych, na mocy art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego. Podatnik nie może tym samym odliczyć VATu od faktury noclegowej, a jego kosztem jest widniejąca na fakturze wartość brutto.
