Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym, na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Właścicielom takich pojazdów przysługuje wtedy zwrot kosztów ich używania, z uwzględnieniem w szczególności rodzaju pojazdu mechanicznego i jego pojemności. Jest to tak zwana kilometrówka, z której korzystać mogą nie tylko pracownicy, ale i zleceniobiorcy. W jednej z najnowszych podatkowych interpretacji indywidualnych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, iż w przypadku zleceniobiorców kwoty te mogą być zwolnione z podatku dochodowego.
W interpretacji indywidualnej 0112-KDIL2-1.4011.690.2023.2.KP z dnia 30 listopada 2023 r. Dyrektor KIS wyjaśnił, że kwoty, które wypłaca się zleceniobiorcom jako zwrot kosztów używania przez nich prywatnych samochodów w celach służbowych na trasach niemających charakteru jazd lokalnych, mogą podlegać pod zwolnienie z podatku dochodowego.
Stanowisko to jest odpowiedzią na pytanie, czy istnieje obowiązek pobierania zaliczek na podatek dochodowy od kwot wypłacanych zleceniobiorcom, będących zwrotem kosztów użytkowania przez nich samochodów prywatnych do realizacji powierzonych im zadań służbowych.
W omawianej sprawie wnioskodawcą była firma z branży finansowej, zatrudniająca na podstawie umowy zlecenia osoby odpowiedzialne za podejmowanie się czynności windykacyjnych. Żadna z tych osób nie prowadziła jednocześnie pozarolniczej działalności gospodarczej. Czynności te zleceniobiorcy realizowali pod wskazanymi, jednak za każdym razem różnymi adresami. Wykonywane przejazdy nie miały zatem charakteru jazd lokalnych. W tym celu wykorzystywali również swoje własne, prywatne samochody, w związku z czym oprócz wynagrodzenia przysługiwał im dodatkowo zwrot kosztów użytkowania tychże pojazdów, czyli tak zwana kilometrówka. Jej wysokość ustalano zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Kilometrówka dla zleceniobiorcy a podatek dochodowy od osób fizycznych
Podstawę do uznania, iż zwrot kosztów używania prywatnych samochodów w celach służbowych, dokonany na rzecz zleceniobiorców, nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym nie pociąga za sobą obowiązku pobierania przez firmę zaliczek, stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) i art. 21 ust. 13 ustawy o PIT.
Zgodnie z treścią pierwszego z nich, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Względem osób niebędących pracownikami zwolnienie to stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Zgodnie z zaprezentowanym przez wnioskodawcę stanem faktycznym, dwa kluczowe dla skorzystania ze zwolnienia warunki zostały tu spełnione, to znaczy przedmiotowe świadczenie nie zostało zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zleceniobiorców, a ich podróż docelowo odbywała się w celu osiągnięcia przychodów.
„Podróż służbowa” a „podróż osoby niebędącej pracownikiem”
Dla omawianej interpretacji indywidualnej kluczowe pozostaje w dodatku rozgraniczenie dwóch pojęć: „podróż służbowa” i „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Dyrektor KIS podkreślił, iż nie są one tożsame, gdyż z podróżą służbową mamy do czynienia w ramach stosunku pracy. Odwołał się on również do definicji słownikowej „podróży”, którą należy rozumieć jako „przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie”.
Organ zauważył jednak, że z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż zleceniobiorcy realizują powierzone im zadania służbowe prywatnymi pojazdami na trasach pozamiejscowych, w obrębie kraju. W wykonywaniu swoich obowiązków nie mają oni jednego, stałego miejsca pracy, a muszą przemieszczać się pomiędzy różnymi adresami, które czasami mogą się powielać, ale nie jest to regułą. Takie przejazdy nie mają tym samym charakteru jazd lokalnych, a więc mogą zostać uznane za „podróż”.
Uznanie nielokalnego charakteru takich przejazdów jest istotne z tego względu, że w odniesieniu do zleceniobiorców, gdyby ustalono inaczej, niedopuszczalne byłoby przy rozliczaniu należności z tytułu używania własnego samochodu w celach służbowych, zastosowanie zwolnienia z podatku dochodowego. Takie zwolnienie przewidziano wprawdzie w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, jednakże dotyczy ono wyłącznie osób pozostających w stosunku pracy.
Kilometrówka – obowiązujące stawki
Przypominamy, że od 17 stycznia 2023 r., na podstawie przywołanego już wcześniej rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r., zmieniły się stawki kilometrówki. Obecnie wynoszą one:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
2) dla motocykla – 0,69 zł,
3) dla motoroweru – 0,42 zł.
Chcąc obliczyć należną kwotę, należy pomnożyć odpowiednią dla konkretnego pojazdu stawkę przez liczbę przejechanych przez zleceniobiorcę kilometrów.
