25 września br. w życie weszła ustawa o ochronie sygnalistów, przyznająca dodatkową ochronę osobom zgłaszającym naruszenie prawa, o którym dowiedziały się w kontekście związanym z wykonywaną pracą. Nowe przepisy oznaczają także nowy wymogi dla pracodawców, mające na celu zapewnienie odpowiednich procedur do dokonywania takich zgłoszeń i reagowania na otrzymane sygnały. Kogo konkretnie dotyczy ten obowiązek i jak można zgłaszać naruszenia?

Sygnaliści, czyli osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, mogą liczyć teraz na specjalną ochronę prawną, bez obawy spotkania się z działaniami odwetowymi ze strony swoich przełożonych, jak również próbami lub groźbami zastosowania takich działań. Sygnalistom nie można w szczególności odmówić nawiązania stosunku pracy, obniżyć wynagrodzenia, wstrzymać awansu lub wręczyć wypowiedzenia.

Taka ochrona jest im przyznawana od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa.

Kim jest sygnalista?

„Sygnalistą” określa się osobę fizyczną, która zgłasza naruszenie prawa, jeśli informacja o takim naruszeniu została uzyskana w związku z wykonywaną pracą lub w trakcie jej wykonywania. Kontekst związany z pracą jest tym, co odróżnia sygnalistę od innych zgłaszających, będących przypadkowymi świadkami zdarzenia. Co jednak ważne, pod ustawę o ochronie sygnalistów podlegają nie tylko osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, ale także m.in. pracownicy tymczasowi, zleceniobiorcy, praktykanci czy przedsiębiorcy.

Naruszeniem prawa, które może być przedmiotem takiego zgłoszenia, jest z kolei działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące zwłaszcza korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska.

W jakich trybach sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń o naruszeniu prawa?

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje 3 tryby dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów:

  1. zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie dokonywane w ramach własnej organizacji, swojemu pracodawcy.
  2. zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich, które może odbyć się bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego (przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych będą obowiązywać od 25 grudnia 2024 r.).
  3. ujawnienie publiczne – jedynie w określonych przypadkach i po spełnieniu określonych warunków.

Kogo dotyczy obowiązek ochrony sygnalistów i wdrożenia odpowiednich procedur wewnętrznych?

W związku z tym, że jednym z przewidzianych trybów dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów pozostaje zgłoszenie wewnętrzne, wiąże się to z koniecznością zagwarantowania przez pracodawców odpowiednich procedur i warunków dokonywania tychże zgłoszeń.

Przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych stosuje się obowiązkowo do podmiotu prawnego (rozumianego jako podmiot prywatny lub podmiot publiczny), na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.  Do liczby tych 50 osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Powyższy próg nie znajdzie jednak zastosowania w każdym przypadku. Nie dotyczy on m.in. podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie bezpieczeństwa transportu, objętego zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

Jeśli mowa natomiast o podmiotach prawnych, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób, takie podmioty mogą (fakultatywnie) ustalić procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, jednakże nie mają takiego obowiązku.

Jak sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń wewnętrznych?

Chcąc dokonać zgłoszenia wewnętrznego o naruszeniu prawa w kontekście związanym z wykonywaną pracą, sygnaliści mogą zrobić to również anonimowo. Dozwolona pozostaje zarówno forma pisemna (papierowa lub elektroniczna), jak i ustna. Zgłoszenie ustne może przybrać postać zgłoszenia telefonicznego, za pośrednictwem nagrywanej bądź nienagrywanej linii telefonicznej.

Zgłoszenia wewnętrznego dokonuje się wewnętrznej jednostce organizacyjnej, osobie w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiotowi zewnętrznemu, posiadającym odpowiednie upoważnienie podmiotu prawnego.

Podmiot prawny ma obowiązek zagwarantować, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Jak ustala się procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych?

Wprowadzenie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych wymaga odbycia konsultacji z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego. W pracach nad strukturą takiej procedury należy uwzględnić m.in.:

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Natomiast osoba, która ubiega się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, powinna zostać poinformowana o procedurze zgłoszeń wewnętrznych już na etapie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Podmiot prawny ma także obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych i jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych powinny być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.