Spis z natury jest jedną z przewidzianych metod inwentaryzacji. Co jednak istotne, obowiązek przeprowadzania takiego spisu, którym są objęci podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, nie powstaje wyłącznie na koniec każdego roku, ale i w kilku innych przypadkach. Kiedy w takim razie powinno się przeprowadzać spis z natury oraz jakim zasadom będzie on podlegać?
Czym jest spis z natury?
Spis z natury to spis sporządzany w celu ustalenia faktycznego, rzeczywistego stanu posiadanych przez firmę towarów, a następnie porównania go ze stanem wynikającym z odpowiednich dokumentów. Pozwala on zachować kontrolę nad składnikami majątkowymi przedsiębiorstwa, jak również wykrywać ewentualne nieprawidłowości i rozbieżności.
Zgodnie z § 24 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, spisem z natury obejmuje się:
- towary handlowe,
- materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
- półwyroby,
- produkcje w toku,
- wyroby gotowe,
- braki,
- odpady.
Pod spis z natury kwalifikują się ponadto towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza jego zakładem, a także towary obce znajdujące się w tym zakładzie. Towarów obcych nie wycenia się. Wystarczy wskazać tylko ich ilość oraz podać, czyją są własnością.
W spisie z natury nie uwzględnia się natomiast co do zasady środków trwałych, które zostały ujęte w ewidencji środków trwałych.
Kto ma obowiązek przeprowadzać spis z natury?
Spis z natury powinni przeprowadzać przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, opodatkowani na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Z kolei od 2019 r. spis z natury nie jest już obowiązkowy dla ryczałtowców.
Kiedy przeprowadza się spis z natury?
Spis z natury przeprowadza się nie tylko na koniec każdego roku podatkowego, ale i:
- na dzień 1 stycznia*,
- na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego,
- w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku zryczałtowanego,
- w przypadku zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników,
- w momencie likwidacji działalności.
Ważne: Obowiązek przeprowadzania spisu z natury na dzień 1 stycznia nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia roku poprzedniego.
Jak powinno się przeprowadzać spis z natury? Dane, wycena, wpis w księdze
Rozporządzenie w sprawie KPiR wskazuje również, jak należy przeprowadzać spis z natury. Obowiązuje tu przede wszystkim zasada staranności i trwałości. Na zakończenie sporządzania spisu wszystkie uczestniczące w nim osoby powinny natomiast złożyć w nim swój podpis.
Dane, jakich nie może zabraknąć w spisie z natury, to w szczególności: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwa firmy), data sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników wskazanych powyżej, jednostka miary, ilość stwierdzona w czasie spisu, cena w złotych i groszach za jednostkę miary, klauzula „Spis zakończono na pozycji…”.
Wyceniając towary i materiały handlowe objęte spisem z natury, powinno odbywać się to według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Wyceny półwyrobów, wyrobów gotowych i braków własnej produkcji dokonuje się według kosztów wytworzenia. Objęte spisem z natury odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się z kolei według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania. Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się natomiast na podstawie kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej. Gdyby podatnik dokonał wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu, nabycia albo kosztów wytworzenia, przy poszczególnych pozycjach trzeba podać również jednostkową cenę zakupu lub koszt wytworzenia.
Wyceny, zgodnie z powyższymi zasadami, powinno dokonać się najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.
Wartość tak wycenionego spisu z natury należy następnie pomniejszyć o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody na podstawie art. 22p ustawy o PIT [wyłączenie z kosztów uzyskania przychodu kwot transakcji dokonanych z naruszeniem obowiązku rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego], jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów związane było z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących składników objętych spisem.
Spis z natury wpisuje się do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Takie zestawienie podatnik ma obowiązek przechowywać razem z księgą. Zwracamy w dodatku uwagę, że spis z natury podlega wpisaniu do księgi również wtedy, gdy jest sporządzany za okresy miesięczne.
Zerowy spis z natury
Podatnik nie pozostaje zwolniony z obowiązku przeprowadzania spisu z natury nawet wtedy, gdy nie posiada on w swoim przedsiębiorstwie żadnych składników majątku, które, zgodnie z powyższymi przepisami, podlegają pod taki spis. W takim przypadku mamy do czynienia ze spisem z natury określanym jako „zerowy”, również wymagającym uwzględnienia w prowadzonej księdze przychodów i rozchodów. Będzie to ostatni wpis w księdze, z datą 31 grudnia.
