Odwlekany od długich miesięcy KSeF już lada moment wchodzi w życie. Krajowy System e-Faktur wprowadza bardzo duże zmiany w fakturowaniu, które dotkną zdecydowaną większość polskich przedsiębiorców. W ostatnim czasie, w związku z kilkukrotnie przekładanym terminem uruchomienia KSeF, pojawiło się w tym przedmiocie wiele wątpliwości. Wciąż jedno z regularnie zadawanych pytań brzmi: kto będzie musiał wystawiać faktury w KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to nowysystem teleinformatyczny, za pośrednictwem którego już wkrótce przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Istotne pozostają tu na tę chwilę dwie daty:
- po pierwsze – 1 lutego 2026 r.
- i po drugie – 1 kwietnia 2026 r.
Kto będzie musiał wystawiać faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r.?
Od 1 lutego 2026 r. w KSeF faktury będą musieli wystawiać przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) przekroczyła w 2024 r. wartość 200 mln zł. W pierwszej kolejności KSeF obejmie zatem dużych podatników.
Ważne: Nawet jeśli nie zostajesz objęty obowiązkiem fakturowania w KSeF w pierwszej kolejności, wcale nie oznacza to, że nie będziesz musiał korzystać z KSeF. W przypadku kupowania u takich firm wszystkie faktury kosztowe będą dostępne właśnie w KSeF i to tam będzie następować ich odbiór. Z tego właśnie względu tak ważne jest, by nie odwlekać wdrożenia faktur ustrukturyzowanych na ostatni moment.
Dla kogo KSeF od 1 kwietnia 2026 r.?
Drugą, istotną przy wdrażaniu KSeF datą, pozostaje 1 kwietnia 2026 r. Od tej chwili obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotknie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem tych, u których miesięczna sprzedaż (wraz z podatkiem VAT), udokumentowana fakturami, nie przekroczyła 10 000 zł. Ci podatnicy do 31 grudnia 2026 r. mogą wystawiać faktury poza KSeF, a więc w formie elektronicznej albo papierowej. Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych stanie się zatem dla nich obowiązkowe dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Ważne: Jeśli jednak kwota 10 000 zł zostanie przekroczona, przedsiębiorca będzie miał obowiązek wystawiania faktur w KSeF, począwszy od faktury, która przekroczyła ten limit.
KSeF a paragony uproszczone i faktury wystawiane za pomocą kas rejestrujących
Odsunięcie w czasie KSeF będzie dotyczyć nie tylko przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż wraz z VAT mieści się w kwocie 10 000 zł, ale także podatników wystawiających faktury za pomocą kas rejestrujących lub paragony z NIP do 450 zł. Dla nich również KSeF stanie się obligatoryjny od 1 stycznia 2027 r., co oznacza, że do tej daty mogą oni wystawiać faktury w dotychczasowej formie.
Nie oznacza to jednak, że jedna czy druga grupa pozostaje zwolniona z obowiązku odbierania faktur w KSeF. Zyskują one dodatkowy czas tylko w odniesieniu do wystawiania faktur.
Kogo nie dotyczy KSeF?
Obowiązek stosowania KSeF, na mocy art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- przez podatników korzystających z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT;
- przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.
W razie dodatkowych pytań lub wątpliwości dotyczących wdrażania KSeF zapraszamy na konsultacje z naszym biurem księgowym. Rekomendujemy, by zacząć interesować się tym tematem już teraz, aby móc w spokoju przetestować działanie całego systemu i zlokalizować obszary, które będą wymagać w firmie zmian lub udoskonaleń.
Źródło:
