Co dalej z KSeF? Kiedy system finalnie wejdzie w życie? Miało nastąpić to już 1 lipca 2024 r., jednak termin ten został przesunięty ze względu na liczne luki i nieprawidłowości, które zostały wykryte podczas audytu przeprowadzanego przez Ministerstwo Finansów. Przedsiębiorcy zyskali dzięki temu nieco więcej czasu, by przygotować się na wdrożenie KSeF. Nowy termin wyznaczono na 1 lutego 2026 r.
Na mocy ustawy z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw doszło do odroczenia terminu wejścia w życie KSeF do 1 lutego 2026 r. Wraz z tą datą stanie się on obligatoryjny dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy będą natomiast zobligowani do stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 r., czyli dwa miesiące później.
KSeF i faktura ustrukturyzowana – co to?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest systemem służącym wystawianiu i udostępnianiu faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna wystawiona za pośrednictwem KSeF w formacie XML, mająca określoną strukturę logiczną i unikalny numer KSeF. Będzie można wystawiać ją za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub programów komercyjnych, które będą zintegrowane z narzędziem oferowanym przez Ministerstwo Finansów.
To, co odróżnia fakturę ustrukturyzowaną od znanej obecnie, standardowej faktury elektronicznej, to format. Pierwsza z nich jest wystawiana, jak zostało już wspomniane, w formacie XML. Natomiast faktura elektroniczna to po prostu plik PDF, który może zostać odczytany przez każdego. W przypadku faktury ustrukturyzowanej będzie to możliwe jedynie za pośrednictwem dedykowanych programów.
Co powinna zawierać faktura ustrukturyzowana w KSeF?
Pola w pliku XML, w jakim generowana będzie faktura KSeF, mają mieć następujący charakter:
- obligatoryjny – o obligatoryjności pola będą decydować w szczególności przepisy ustawy,
- opcjonalny – dla sytuacji, w których zostanie spełniony warunek ustawowy,
- fakultatywny – w takim przypadku wypełnienie pola nie jest wymagane ani przez przepisy ustawy, ani nie wpływa na poprawność semantyczną pliku.
Co do zasady jednak na fakturze KSeF będzie umieszczać się te same elementy składowe, jak dotychczas, a więc wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.
Kto ma obowiązek stosowania KSeF?
Pod KSeF podlegać będą zarówno przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT. Ponadto KSeF będzie obowiązkowy dla podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
KSeF – korzyści
KSeF to największa reforma w zakresie fakturowania, będąca jednocześnie kolejnym krokiem zmierzającym do uszczelnienia systemu podatkowego.
Wśród korzyści wynikających z KSeF wymienia się zarówno korzyści stricte podatkowe, jak i biznesowe. Za wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych przemawia przede wszystkim:
- ujednolicenie, standaryzacja faktur, które będą generowane w jednym formacie i strukturze, co minimalizuje ryzyko błędów,
- usprawnienie obiegu faktur i ich księgowania,
- brak dodatkowych kosztów za archiwizację faktur, ponieważ w KSeF są one archiwizowane przez 10 lat,
- zwiększone bezpieczeństwo, pewność obrotu,
- skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 dni do 40 dni,
- łatwy i wygodny dostęp do wszystkich faktur,
- brak ryzyka zgubienia albo zniszczenia dokumentu.
Darmowe narzędzia KSeF
Mimo że do wdrożenia KSeF pozostało jeszcze trochę czasu, zachęcamy, by nie zwlekać z przygotowaniami na ostatni moment. Zwłaszcza że Ministerstwo Finansów udostępniło już darmowe narzędzia, takie jak aplikacja podatnika KSeF i aplikacja mobilna KSeF oraz aplikacja e-mikrofirma. Jak informuje szef KAS, podatnicy mogą szukać wsparcia w zakresie działania systemu i sposobu poruszania się po nim również w urzędach skarbowych, u przeszkolonych w tym przedmiocie pracowników.
Źródło:
