Przepisy wprowadzające KSeF były już kilkukrotnie odkładane w czasie, ale ostatecznie wdrożenie systemu nadchodzi wielkimi krokami i nic nie wskazuje już na to, że coś miałoby się w tym przedmiocie zmienić. Start zaplanowano na 1 lutego 2026 r. KSeF nie obejmie jednak wszystkich. Kogo nie będzie dotyczyć i jak ma wyglądać wystawianie faktur w przypadku braku obowiązku uwierzytelniania się w systemie?
Od 1 lutego 2026 r. KSeF dotknie największe podmioty, czyli podmioty, których sprzedaż wraz z podatkiem VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł. To one jako pierwsze będą zobowiązane, by wystawiać faktury ustrukturyzowane. Pozostali podatnicy zostaną obligatoryjnie objęci KSeF od 1 kwietnia 2026 r., jednak powinni oni uwierzytelnić się w systemie już teraz. Dlaczego? Przede wszystkim po to, aby móc wygodnie odbierać faktury kosztowe od podmiotów, których KSeF zacznie obowiązywać od lutego, a przy tym w spokoju zapoznać się z nowymi rozwiązaniami i standardami.
Może jednak zdarzyć się, że Twoi nabywcy pozostaną wyłączeni z KSeF. Wtedy wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych podlega nieco innym zasadom.
Kto nie musi używać KSeF?
Na mocy art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wyłączeniu spod KSeF podlegają zarówno niektórzy dostawcy, jak i odbiorcy.
W przypadku dostawców obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy podatnika, który:
- nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (kontrahent zagraniczny);
- nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium naszego kraju, przy czym to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- korzysta z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Grupą odbiorców, na rzecz której nie trzeba wystawiać faktur w KSeF, są natomiast osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, czyli konsumenci.
Ważne: W przypadkach, o których mowa powyżej, faktury wystawia się w postaci elektronicznej lub papierowej, czyli tak jak do tej pory robili to podatnicy.
Nie oznacza to jednak, że KSeF całkowicie nie znajdzie tu zastosowania. W art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT dano bowiem podatnikowi możliwość, by w określonych sytuacjach, np. względem konsumentów, mógł on wystawiać, na zasadzie dobrowolności, faktury ustrukturyzowane. Podatnik ma tu zatem swobodę wyboru i to od jego decyzji zależeć będzie, czy zdecyduje się wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF, czy też w formie elektronicznej lub papierowej.
Jak przesłać fakturę wystawioną w KSeF podmiotowi, który z KSeF nie korzysta?
Jeśli wystawiasz faktury w KSeF na podmioty, które nie muszą z niego korzystać, równie istotne będzie to, jak nastąpi przekazanie i odbiór tych dokumentów, ponieważ takie podmioty nie będą posiadać indywidualnego konta w tym systemie.
W tym przypadku wszystko wyjaśnia art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, z którego wynika, że wtedy fakturę ustrukturyzowaną udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Będzie to konieczne, gdy m.in. nabywcą jest konsument lub kontrahent zagraniczny albo gdy miejsce spełnienia świadczenia znajduje się poza Polską.
Przepisy nie narzucają jednak żadnego konkretnego rozwiązania ani nie wskazują preferowanej formy udostępnienia faktury nabywcy, co oznacza, że to strony samodzielnie powinny dokonać takich ustaleń. W praktyce dostawca może przesłać fakturę e-mailowo lub przedstawić w formie wydruku papierowego.
Kiedy na fakturze musi pojawić się kod QR?
Wejście w życie przepisów o KSeF wprowadza nowy wymóg odnośnie do faktur ustrukturyzowanych – oznakowanie ich kodem QR. Nie będzie dotyczyć to jednak wszystkich faktur wystawianych za pośrednictwem KSeF, a tylko tych, które:
- będą udostępniane w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nabywcy korzystającemu z wyłączenia z KSeF, lub
- będą użyte poza Krajowym Systemem e-Faktur.
W tych przypadkach podatnik powinien każdorazowo oznaczać taką fakturę kodem QR. Nie może bazować na własnych przypuszczeniach lub domysłach, że odbiorca nie będzie chciał odnaleźć faktury w KSeF.
Dlaczego na fakturze powinien znaleźć się kod QR? Ma to umożliwić weryfikację danych zawartych na fakturze (czy została ona wystawiona w KSeF oraz czy dokonał tego uprawniony podmiot), a dodatkowo zapewnić dostęp do faktury bez potrzeby logowania się do systemu i uwierzytelniania.
