PIP, czyli Państwowa Inspekcja Pracy, jest jednym z organów posiadających uprawnienia do kontrolowania firm transportowych. Jak wygląda kontrola PIP w firmie transportowej? Jakie są uprawnienia PIP do kontroli? Kiedy może odbyć się kontrola PIP? To tylko jedne z wielu pytań zadawanych przez właścicieli firm transportowych. Jeśli nie chcą Państwo stresować się możliwą wizytą inspekcji PIP, rekomendujemy, by zapoznać się z tym, jak może przebiegać taka kontrola i czego dotyczyć.
Inspekcja Pracy – jak wygląda kontrola w firmie transportowej?
Co sprawdza się podczas kontroli Inspekcji Pracy? Podstawowym zadaniem PIP jest sprawowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy, przez co rozumie się w szczególności przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisy dotyczące legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. Podczas kontroli PIP w firmie transportowej inspektorzy mogą weryfikować ponadto, czy przestrzegane są przepisy o czasie pracy i odpoczynku kierowców oraz dotyczące obsługi tachografów, a także, w jaki sposób prowadzona jest dokumentacja pracownicza i transportowa.
Przebieg kontroli PIP w firmie transportowej – do czego uprawnieni są inspektorzy?
Zakres kontroli PIP i to, co sprawdza, nie są jedynymi zagadnieniami, które interesują pracodawców i przedsiębiorców. Równie istotną kwestią jest także to, jakie są uprawnienia PIP do kontroli. Jakich czynności mogą podejmować się inspektorzy, ile trwa kontrola PIP i w jaki sposób jest przeprowadzana?
- Kontrola PIP odbywa się co do zasady w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, aczkolwiek niektóre czynności (tylko za uprzednią zgodą przedsiębiorcy) mogą zostać przeprowadzone zdalnie, za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej.
- Do przeprowadzenia kontroli PIP w firmie transportowej niezbędne jest upoważnienie oraz okazanie legitymacji służbowej. W upoważnieniu powinno wskazać się m.in. podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, oznaczenie organu kontroli, imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej, zakres przedmiotowy kontroli, podmiot objęty kontrolą.
- Należy zdawać sobie sprawę z tego, że podczas kontroli Inspekcji Pracy inspektor może swobodnie poruszać się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej, z kolei kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.
- Jedne z uprawnień Inspekcji PIP do kontroli obejmują m.in. prawo do swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń, przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń, żądania informacji w sprawach objętych kontrolą od kontrolowanego i jego pracowników, czy też żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników.
- Ustalenia dokonane podczas kontroli PIP w firmie transportowej są dokumentowane w formie protokołu, do którego podmiot kontrolowany może wnieść także umotywowane zastrzeżenia. Takie zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.
- Gdyby natomiast nie stwierdzono uchybień, wynik kontroli może zostać udokumentowany w formie notatki urzędowej, która powinna zawierać zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli.
Kontrola PIP bez zapowiedzi?
Kolejnym, regularnie zadawanym pytaniem jest pytanie o to, kiedy kontroluje Inspekcja Pracy. Czy prawdą jest, że przedsiębiorcę może czekać niezapowiedziana kontrola PIP?
Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 24 ust. 1 ustawy o PIP, inspektorzy pracy mogą, jeśli kontrola dotyczy przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz wypłacania minimalnego wynagrodzenia, przeprowadzać takie kontrole bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy. Z przepisu tego wynika zatem, że kontrola PIP w firmie transportowej może odbyć się również bez wcześniejszej zapowiedzi.
Z drugiej jednak strony jest także art. 26 ust. 3 ustawy o PIP, zgodnie z którym przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor pracy ma obowiązek, by zgłosić swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu. Jest tu jednak pewien wyjątek, a mianowicie może on od tego odstąpić, gdyby zgłoszenie to mogło mieć wpływ na wynik kontroli. Podobnie do kwestii tej odnosi się art. 48 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, wskazując, że organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Taką kontrolę należy wtedy wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. W praktyce zatem większość kontroli PIP odbywa się po wcześniejszym uprzedzeniu o tym fakcie przedsiębiorcy, aczkolwiek możliwa jest także niezapowiedziana kontrola PIP.
Kontrola PIP – ile trwa?
Czas trwania kontroli PIP nie został określony w ustawie o PIP, jednakże wskazówek możemy szukać w ustawie Prawo przedsiębiorców, w art. 55. Jak wynika z brzmienia tego przepisu, czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
- 12 dni roboczych w przypadku mikroprzedsiębiorców,
- 18 dni roboczych w przypadku małych przedsiębiorców,
- 24 dni w przypadku średnich przedsiębiorców,
- 48 dni w pozostałych przypadkach.
Kontrola PIP – jakie kary?
Kontrola Inspekcji Pracy w razie stwierdzenia naruszeń przepisów dotyczących prawa pracy jest upoważniona do nakładania kar. Za większość naruszeń przepisów prawa pracy pracodawca może otrzymać grzywnę w przedziale 1000 zł – 30 000 zł. W odniesieniu do przewoźników drogowych i osób zarządzających firmami transportowymi istotny pozostaje także wykaz kar z załącznika nr 3 ustawy o transporcie drogowym. Należy również pamiętać, że inspektorzy PIP, gdy wykryją nieprawidłowości, są zobowiązani do poinformowania o tym fakcie właściwych organów, takich jak ZUS, US, czy Policja.
Kontrola PIP – jak się przygotować?
W przypadku zapowiedzianej kontroli PIP wielu pracodawców postanawia zwrócić się o profesjonalną pomoc, by jak najlepiej przygotować się na wizytę inspektorów. Jest to bardzo rozsądne posunięcie, ponieważ pozwala uniknąć niepotrzebnego, dodatkowego stresu i nerwów.
Taką pomoc świadczą także specjaliści kancelarii transportowej LEGALTRANS, którzy wspomagają swoją wiedzą i doświadczeniem firmy przewozowe. Ze względu na to, że na co dzień współpracujemy z przedstawicielami tej branży, doskonale wiemy, na jakie kwestie powinno zwracać się szczególną uwagę, przygotowując się do kontroli PIP. Odwołując się do naszego doświadczenia, możemy zauważyć, że ze wsparcia prawnego warto korzystać jednak nie tylko wtedy, gdy firmie zagraża widmo spotkania z organami kontrolnymi, ale już znacznie wcześniej. Dzięki temu ewentualne kontrole nie będą wywoływać uczucia niepokoju i zdenerwowania, ponieważ zyskają Państwo pewność, że nie dopuścili się żadnego poważnego naruszenia obowiązujących przepisów.
