Nie ulega wątpliwości, że sprawy rachunkowe i księgowe wymagają olbrzymiej skrupulatności i terminowości. Przepisy w klarowny sposób wskazują, jak powinno prowadzić się księgi rachunkowe, a także, jakie sankcje grożą za dokonywane na tym polu naruszenia. Wiedza ta jest istotna nie tylko dla przedsiębiorców, którzy zarządzają księgowością i rachunkowością swojej firmy samodzielnie, ale i dla tych, którzy powierzają te zadania biuru rachunkowemu.
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Podstawowym obowiązkiem każdej jednostki zobligowanej do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie opracowanej polityki rachunkowości jest rzetelne i jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i wyniku majątkowego firmy. W tym celu jednostka powinna wykazać wszelkie dodatkowe informacje konieczne do spełnienia tego obowiązku. Przyjęte zasady rachunkowości należy stosować także w sposób ciągły, poprzez dokonywanie w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, czy sporządzania sprawozdań finansowych, tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Ustawa o rachunkowości mówi ponadto o zasadzie memoriału i współmierności, ostrożności, istotności, czy wyceny w koszcie historycznym.
Cechy jakościowe ksiąg rachunkowych
W przepisach o rachunkowości znajdziemy również wskazówki dotyczące tego, jakimi cechami jakościowymi powinny odznaczać się księgi rachunkowe. Zgodnie z treścią art. 24 ust. 1, księgi rachunkowe należy prowadzić:
- rzetelnie – za rzetelne uznaje się te księgi rachunkowe, w których zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
- bezbłędnie – księgi rachunkowe są prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych,
- sprawdzalnie – sprawdzalność oznacza, że księgi pozwalają na stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur rozliczeniowych,
- bieżąco – bieżące prowadzenie ksiąg ma miejsce, jeżeli m.in. pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych, a zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.
Opóźnienia rodzą pomyłki…
Dla zachowania zgodności z powyższymi przepisami, czy to dla przedsiębiorcy, czy też prowadzącego jego sprawy profesjonalnego biura rachunkowego, kluczowa pozostaje przede wszystkim terminowość. To właśnie opóźnienia w przekazywaniu niezbędnych do dokonania rozliczenia za dany okres dokumentów, jak również kompletowanie lub dostarczanie ich dosłownie na ostatni moment, są najczęstszą przyczyną błędów i pomyłek. Działanie pod presją czasu, szczególnie wtedy, gdy zdarza się to regularnie, może prowadzić ponadto do niepotrzebnych napięć i nerwowych sytuacji. Zaburza w dodatku zwyczajny, wypracowany rytm pracy, ponieważ nierzadko wymusza konieczność reorganizacji zaplanowanych zadań, aby jak najszybciej wywiązać się z obowiązków względem organów skarbowych.
Jeżeli za sprawy rachunkowe i księgowe firmy odpowiadają zewnętrzni specjaliści, przedsiębiorca powinien dostarczyć wszystkie dokumenty do momentu zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany okres sprawozdawczy. Najczęściej jest to okres miesięczny. Przypominamy, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Nieterminowe i błędne rozliczenia mają swoje konsekwencje
Oczywiście opóźnienia w doręczaniu dokumentów niezbędnych do dokonania rozliczenia wiążą się ze znacznie poważniejszymi konsekwencjami, aniżeli tylko reorganizacja pracy, czy napięcia pomiędzy pracownikami.
Każdy błąd i pomyłka, do których doszło na skutek pośpiechu, będą wymagały odpowiedniej korekty złożonej deklaracji lub zeznania, zwiększając tym samym nakłady pracy i zabierając jeszcze więcej czasu. Nierzadko pociągają za sobą także negatywne następstwa finansowe, w postaci konieczności dopłat lub uregulowania naliczanych za czas opóźnienia odsetek.
Mogą skutkować ponadto odpowiedzialnością karną, do której pociągnięte zostaną osoby, na których ciążył obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Art. 77 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi jasno, że każdy, kto wbrew przepisom tej ustawy dopuszcza się do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Odrębne sankcje przewiduje w dodatku Kodeks karny skarbowy – grzywnę w wysokości do 240 stawek dziennych, grożącą za nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przepisy ordynacji podatkowej przypominają nam z kolei, że podatnik ponosi odpowiedzialność całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki.
W naszym biurze rachunkowym zawsze staramy się dlatego uczulać naszych klientów na powyższe, ponieważ zdajemy sobie sprawę z ogromu negatywnych konsekwencji, jakie mogą generować opóźnienia w rozliczeniach i wynikające z pośpiesznego działania błędy. Mimo że czasami, w obliczu mnóstwa codziennych spraw, dochowanie terminów może być trudne, to jednak zagwarantuje spokój i bezpieczeństwo prawne zarówno samemu przedsiębiorcy, jak i biuru rachunkowemu.
