Wielu mniejszych przedsiębiorców prowadzi działalność gospodarczą nie w specjalnie przeznaczonych do tego lokalach czy biurach, a we własnych domach i mieszkaniach. Jest to oczywiście dopuszczalne, jednak generuje pytanie w postaci tego, co może być w takim przypadku kosztem przedsiębiorcy. Jakie wydatki można uwzględniać w kosztach uzyskania przychodu, gdy działalność prowadzona jest w mieszkaniu?
Punktem wyjścia powinno być przywołanie ustawowej definicji „kosztów uzyskania przychodu”, która znajduje się w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Traktuje ona za koszty uzyskania przychodu koszty poniesione w celu:
- osiągnięcia przychodów lub
- zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Istotne jest tu występowanie związku przyczynowo-skutkowego między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Przy zaliczaniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów należy pamiętać, że w każdym przypadku powinien on podlegać indywidualnej analizie, mającej na celu ustalenie jego klasyfikacji prawnej, chyba że jest to wydatek wyraźnie wskazany w ustawie o PIT jako należący do kategorii kosztów uzyskania przychodu lub wyłączony z niej w katalogu zawartym w art. 23.
Co może być kosztem uzyskania przychodu, gdy firma zarejestrowana jest w mieszkaniu?
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą firmę w mieszkaniu, mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodu przede wszystkim wydatki ponoszone na:
- czynsz – biorąc pod uwagę współczynnik, który określa, jaka część mieszkania w odniesieniu do jego całkowitej powierzchni, jest wykorzystywana na cele prowadzonej działalności,
- media, czyli gaz, woda, prąd, ścieki – w takim przypadku zalecanym i najwygodniejszym rozwiązaniem pozostaje instalacja osobnych liczników,
- telefon i Internet – podobnie jak w przypadku mediów, rekomendowany jest tu zakup telefonu wyłącznie na firmę i posiadanie odrębnego numeru oraz założenie Internetu na cele prowadzonej działalności, czyli wyodrębnienie rachunków firmowych u swoich operatorów,
- ratę kredytu zaciągniętego na zakup mieszkania (tylko odsetkowa część, z uwzględnieniem powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe),
- podatek od nieruchomości – od części mieszkania, która została przeznaczona przez przedsiębiorcę do wykonywania działalności gospodarczej.
Jak wskazał Fiskus w interpretacji indywidualnej z dnia 21 grudnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.361.2017.1.ES: „Wydatki na czynsz czy media ponoszone przez przedsiębiorców, którzy zarejestrowali firmę w mieszkaniu, nie są co do zasady wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych […]. Jeżeli zatem takie wydatki pozostają w związku z uzyskanym przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, to w takim zakresie wydatki te będą kwalifikowały się do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej”.
Działalność w części mieszkania
Mając na uwadze powyższe, gdy mowa jest o kosztach uzyskania przychodu w działalności zarejestrowanej w mieszkaniu lub domu, w pierwszej kolejności trzeba dlatego ustalić, na jakiej powierzchni jest ona prowadzona – czy jest to np. jeden, czy dwa pokoje oraz jaka jest ich powierzchnia. Przedsiębiorcy, którzy rejestrują firmę w domu, z reguły wydzielają bowiem na cele związane z prowadzoną działalnością tylko część dostępnej powierzchni.
Wydatki ponoszone na utrzymanie lokalu mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, ale tylko w części, w jakiej ten lokal jest przeznaczony na tą działalność – a więc jedynie w takiej części, w jakiej wydatek jest związany z tą działalnością. Aby to ustalić, należy podzielić powierzchnię mieszkania wykorzystywaną w celach firmowych przez jego całkowitą powierzchnię.
Co istotne, ustawa o PIT nie wymaga natomiast, by przedsiębiorca musiał w specjalny sposób wyodrębniać pomieszczenie, w którym wykonuje czynności służbowe, dla zaliczenia określonych wydatków, takich jak czynsz lub media, do kosztów podatkowych.
Firma w mieszkaniu a adaptacja pomieszczeń
W przypadku niektórych usług, takich jak np. usługi dentystyczne, konieczne może być odpowiednie zaadaptowanie danego pomieszczenia i przystosowanie go do konkretnego rodzaju wykonywanej działalności. Należy liczyć się wtedy z tym, że z reguły będzie wiązać się to z wyższym podatkiem od nieruchomości oraz koniecznością dopełnienia dodatkowych formalności, jak zgłoszenie zmiany warunków korzystania do urzędu gminy lub miasta.
Jeśli z kolei rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej nie wpływa w znaczący sposób na warunki korzystania z lokalu mieszkalnego, przedsiębiorca może zacząć prowadzić w nim firmę bez obowiązku dopełniania dodatkowych formalności. Nie zapłaci także wyższej stawki podatku od nieruchomości, jeśli nie przeznaczył on danej części mieszkania wyłącznie na cele firmowe.
