Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, jak również zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. O wysokości tychże świadczeń i zasadach ich przyznawania mowa jest w odrębnych przepisach, które w pewnym zakresie znajdą zastosowanie również względem przedsiębiorców.
Zasady obliczania diet i zwrotu innych kosztów należnych pracownikowi reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Ważne: Należy pamiętać, że na mocy art. 26f ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, pracownicy będący kierowcami zawodowymi, którzy uczestniczą w międzynarodowych przewozach drogowych, nie są już uznawani za pracowników w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 KP. Od 2022 r. ta grupa zawodowa podlega odrębnym mechanizmom obliczeń, z zastosowaniem tzw. diet wirtualnych. Ustawa o czasie pracy kierowców przyznaje prawo do zwrotu należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego, na zasadach określonych w art. 775 § 3 – 5 KP, tylko kierowcom wykonującym krajowe przewozy drogowe.
Jak obliczyć dietę w podróży krajowej?
W 2024 r. wysokość diety przeznaczanej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia wynosi 45 zł – jest to maksymalna kwota, obowiązująca za dobę podróży. Pracownik może jednak przebywać w podróży służbowej przez krótszy czas. W takim przypadku należności z tytułu diet oblicza się w sposób określony w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, czyli 22,50 zł,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
Jeżeli natomiast podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Na takich zasadach ustala się także diety należne kierowcom zawodowym z tytułu wykonywanej przez nich podróży w obrębie kraju.
Kiedy pracownik nie ma prawa do diety z tytułu podróży krajowej?
Mając na uwadze powyższe, dieta nie należy się tym samym pracownikowi, jeśli jest on w podróży służbowej krócej niż 8 godzin. Nie jest to jednak wyłączny przypadek, który może pozbawić go prawa do diety. Zgodnie bowiem z § 7 ust. 3 ww. rozporządzenia, dieta nie przysługuje również za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Przez bezpłatne całodzienne wyżywienie rozumie się śniadanie, obiad i kolację. Gdyby któryś z tych posiłków został jednak zapewniony, kwota diety podlega obniżeniu o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie i kolacja stanowią po 25% diety, a obiad – 50% diety.
Jak obliczyć dietę w podróży zagranicznej?
Dietę z tytułu podróży zagranicznej przeznacza się na pokrycie kosztów wyżywienia, a także inne drobne wydatki. Przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej – wysokość diety za dobę podróży zagranicznej, jaka obowiązuje w poszczególnych państwach, została określona w załączniku do ww. rozporządzenia. Wydatki, które poniesiono w walucie obcej, przelicza się na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub dokumentów innego rodzaju, które są podstawą dla poniesionych kosztów.
Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą dobę podróży zagranicznej. Natomiast za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Można więc zauważyć, że w przypadku diet zagranicznych należności są wypłacane również wtedy, gdy taka podróż trwa mniej niż 8 godzin. Nie jest to jedyna różnica, ponieważ jak wynika z § 14 ww. rozporządzenia, pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, mimo to przysługuje 25% diety, a kwotę diety zmniejsza się ewentualnie o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie stanowi 15% diety, a obiad i kolacja – po 30% diety.
Dieta nie przysługuje jednak tym pracownikom w podróży zagranicznej, którzy otrzymali należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli taka należność pieniężna jest niższa od diety, pracownik ma prawo ubiegać się o wyrównanie.
Jak obliczać dietę w podróży zagranicznej kierowcy zawodowego?
Jak sygnalizowaliśmy na początku, odrębnym rozliczeniom z tytułu podróży zagranicznych podlegają pracownicy będący kierowcami zawodowymi w przewozach międzynarodowych. W ich przypadku mamy do czynienia z tzw. dietami wirtualnymi (nie jest to pojęcie ustawowe), wprowadzonymi na potrzeby obliczania ulg składkowych i podatkowych (ZUS i PIT). Diety wirtualne nie są tym samym żadnym dodatkowym kosztem dla pracodawcy, jak również dodatkowym przychodem dla pracownika.
Od drugiej połowy 2023 r. wprowadzano stałe stawki diet wirtualnych obowiązujące dla wszystkich krajów – 60 euro za dobę podróży w przypadku ZUS, jeśli miesięczny przychód kierowcy jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, i 20 euro za dobę w podróży w przypadku PIT. W praktyce oznacza to, że pracodawca, ustalając podstawę składek na ubezpieczenie społeczne i podstawę podatku PIT kierowców uczestniczących w przewozach międzynarodowych, może dokonać jej obniżenia o równowartość ww. kwot. Co istotne, możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o równowartość 20 euro dotyczy nie tylko kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale i uzyskujących przychody z umowy zlecenia, co wynika z art. 21 ust. 1 pkt 23d ustawy o PIT.
Ponadto, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, jak również będącego podstawą do rozliczenia podatku PIT, nie wchodzą koszty noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006, podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy, niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę, a także korzystania z urządzeń sanitarnych.
Diety w podróży służbowej przedsiębiorcy
Jeśli w podróż służbową udaje się przedsiębiorca, wydatki poniesione w związku z taką podróżą mogą być dla niego kosztami uzyskania przychodu. Za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, jeśli nie są one jednocześnie wyłączone z kosztów na mocy ustawy.
Przedsiębiorcy korzystają z takich samych mechanizmów naliczania diet, jakie obowiązują pracowników na zasadach już omówionych, jednak z zastrzeżeniem, że nie mogą oni ujmować w kosztach uzyskania przychodu wydatków związanych z wyżywieniem, np. ujętych w cenie noclegu śniadań, obiadów albo kolacji. Przedsiębiorca uwzględnia wydatki związane z wyżywieniem tylko w wyliczanej diecie. Odnosi się to zarówno do podróży krajowych, jak i zagranicznych.
Jeśli przedsiębiorca w trakcie podróży służbowej musi skorzystać z noclegu, taki nocleg rozlicza się na podstawie faktury albo rachunku, bez ograniczeń stosowanych względem pracowników. Należy także pamiętać, że fakturę noclegową uwzględnia się w wartości brutto, ze względu na brak odliczania podatku VAT (nieodliczony podatek VAT może być kosztem). VAT odlicza się jednak, w wysokości 100% lub 50%, od wydatków związanych z użytkowaniem wykorzystywanego w takiej podróży samochodu.
Kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy będącego w podróży służbowej są ponadto wydatki eksploatacyjne odnoszące się do pojazdu (m.in. paliwo), w wysokości 100% albo 75%, w zależności od zadeklarowanego sposobu jego użytkowania.
