W obrębie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur wciąż pojawiają się sytuacje, które dezorientują podatników i nastręczają im wielu wątpliwości. Jedną z nich jest przypadek, gdy podatnik z przyczyn od siebie niezależnych nie jest w stanie przesłać faktury do KSeF w tym samym dniu, który wskazał jako datę jej wystawienia. Czy taka rozbieżność oznacza naruszenie terminu fakturowania? Odpowiedzi na to pytanie udzielił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 29 kwietnia 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.93.2026.1.JG), wydanej na wniosek spółki świadczącej usługi parkingowe.
Stan faktyczny: specyfika usług parkingowych a status nabywcy
Wnioskodawca prowadzi płatny, niestrzeżony parking, na którym rozliczenie odbywa się automatycznie – na podstawie numeru rejestracyjnego pojazdu i czasu postoju, bez udziału kasy rejestrującej w rozumieniu ustawy o VAT. W takim modelu spółka z reguły nie wie w momencie zakończenia usługi, czy klient jest podatnikiem VAT, czy konsumentem. Jedynym źródłem tej wiedzy jest oświadczenie samego klienta. A to nierzadko trafia do spółki dopiero po upływie terminu płatności za usługę, a więc już po zdarzeniu, z którym ustawa wiąże obowiązek wystawienia faktury.
Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT dla tego typu usług fakturę należy wystawić nie później niż z upływem terminu płatności. Skoro więc informacja o statusie nabywcy dociera z opóźnieniem, spółka planuje wystawiać fakturę ustrukturyzowaną z datą w polu P_1 (struktura Fa) odpowiadającą dniu upływu terminu płatności (czyli z datą wcześniejszą niż faktyczny moment jej sporządzenia i wysyłki do KSeF).
Sam plik XML trafia do systemu niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu jego wytworzenia (wynika to z pola DataWytworzeniaFa), co w praktyce oznacza, że wysyłka może nastąpić później niż dzień po dacie wskazanej w polu P_1.
Problem prawny: czy takie opóźnienie narusza termin fakturowania?
Istota pytania sprowadzała się do tego, czy:
Taki sposób postępowania – data wystawienia w polu P_1 zgodna z terminem płatności, ale wysyłka do KSeF przypadająca później niż dzień po tej dacie – pozwala uznać, że spółka dochowała ustawowego terminu przesłania pliku XML i nie naruszyła zasad fakturowania ustrukturyzowanego?
Kluczowe znaczenie ma tu rozróżnienie między trybem „online” a trybami, w których data z pola P_1 nie pokrywa się z datą faktycznego przesłania faktury do systemu.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. Dotyczy to jednak wyłącznie sytuacji, gdy data ta jest tożsama z datą wskazaną przez podatnika w polu P_1. Gdy te daty się rozjeżdżają, zastosowanie znajduje art. 106nda ustawy, regulujący tryb tzw. offline24.
Stanowisko organu: decyduje data z pola P_1, nie data wysyłki
Dyrektor KIS potwierdził, że w opisanym modelu znajduje zastosowanie art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT. Przepis ten nakazuje uznać za fakturę wystawioną w trybie offline24 także taką fakturę ustrukturyzowaną, której data przesłania do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1. Do takiej faktury stosuje się odpowiednio m.in. art. 106nda ust.10, zgodnie z którym za datę wystawienia faktury uznaje się właśnie datę wskazaną przez podatnika w polu P_1, a nie datę faktycznego przesłania dokumentu do systemu.
Co istotne, organ zwrócił uwagę, że ustawodawca w art. 106nda ust. 16 nie odesłał do ust. 2 tego przepisu, który wprowadza obowiązek przesłania faktury offline24 do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Brak tego odesłania oznacza, że do faktur objętych ust. 16 nie stosuje się sztywnego terminu „następny dzień roboczy po dacie z P_1”, liczonego od daty z pola P_1. Organ podkreślił przy tym, że wymaganie bezwzględnego zachowania takiego terminu byłoby w wielu przypadkach po prostu niewykonalne, zwłaszcza gdy to sam moment powzięcia wiedzy o statusie nabywcy przesądza o terminie sporządzenia dokumentu.
Znaczenie ma tu również pole DataWytworzeniaFa, w którym zapisywana jest rzeczywista data i godzina wygenerowania pliku XML. To ono, a nie data z pola P_1, wyznacza termin, w którym faktura musi trafić do KSeF – najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wytworzeniu. Dzięki temu organ podatkowy zachowuje pełną możliwość weryfikacji chronologii zdarzeń: kiedy faktura została faktycznie sporządzona i kiedy przesłana do systemu, niezależnie od tego, jaką datę wystawienia podatnik wskazał w treści dokumentu.
Źródło: https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0114-kdip1-3-4012-93-2026-1-jg-terminy-fakturowania-185320895
