Zasady rozliczania wydatków związanych z eksploatacją pojazdów to jedna z kwestii mieszczących się w zainteresowaniach każdego przedsiębiorcy. Najczęściej rozchodzi się o samochody osobowe lub ciężarowe, jednakże… nie zawsze. Przykładem jest interpretacja indywidualna wydana w odpowiedzi na zapytanie o sposób rozliczania podatku VAT od zakupu i eksploatacji kampera, który miał służyć spółce nie tylko jako środek transportu, ale i, jeśli zajdzie taka potrzeba – miejsce noclegowe dla pracowników. Wszystko to w ramach realizowanych przez spółkę usług. Jak do sprawy tej odniósł się fiskus?
Zasady rozliczania podatku VAT w związku z nabyciem i eksploatacją pojazdów samochodowych na pierwszy rzut oka zdają się niezbyt skomplikowane. Jeśli samochód ma być wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych, podatnik może odliczać 100% podatku VAT, a gdy w celach mieszanych (czyli również prywatnie) – 50% VAT. Podstawę stanowi art. 86a ustawy o VAT. W rzeczywistości jednak nie wszystko jest tu tak proste.
Kiedy podatnik może odliczyć 100% VAT?
Aby odliczać VAT w pełnej wysokości, czy to od faktury zakupowej, czy od faktur odnoszących się do kosztów eksploatacyjnych, wymagane jest to, by pojazd był użytkowany wyłącznie służbowo. Nie może służyć tym samym do wyjazdów wakacyjnych albo robienia zakupów. Jest to szczególnie istotne w przypadku samochodów osobowych, ponieważ ich konstrukcja dopuszcza tu bardzo szerokie zastosowanie.
Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeśli:
- sposób ich wykorzystywania, zwłaszcza określony w ustalonych przez podatnika zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
- konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
W praktyce możliwość odliczania 100% podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów samochodowych, których DMC nie przekracza 3,5 tony, wymaga łącznego spełnienia dodatkowych wymogów:
- po pierwsze – złożenia deklaracji VAT-26 do urzędu skarbowego,
- po drugie – prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, znanej jako kilometrówka,
- po trzecie – sporządzenia wewnętrznego regulaminu użytkowania takiego pojazdu, który wyklucza jego użycie do celów prywatnych (np. poprzez obowiązek pozostawiania go nocą na parkingu firmowym).
Jeśli warunki te nie zostaną spełnione, przyjmuje się, że samochód będzie użytkowany w sposób mieszany, co uprawnia do odliczenia tylko 50% podatku VAT. Prawo odliczenia tylko połowy podatku VAT jest więc opcją stosowaną domyślnie względem tzw. pojazdów lekkich.
Deklaracja VAT-26 nie dla wszystkich
Nie w każdym przypadku deklaracja VAT-26 będzie wymagana. Nie trzeba sporządzać jej w szczególności dla samochodów ciężarowych o DMC większej niż 3,5 tony, ponieważ w tym przypadku przyjmuje się, że tego rodzaju środków transportu nie da wykorzystywać się również prywatnie. Przepisy zezwalają tu odgórnie, by odliczać VAT w pełnej wysokości.
Z deklaracji VAT-26 można zrezygnować czasami także w odniesieniu do pojazdów samochodowych o DMC mniejszej niż 3,5 tony. Taka sytuacja będzie mieć miejsce, jeśli mają one w dowodzie kod VAT-1 / VAT-2 albo, jeśli ich konstrukcja wyklucza możliwość ich prywatnego użytkowania.
VAT a wydatki związane z użytkowaniem kampera w firmie
Powracając do wspomnianej we wstępie interpretacji dotyczącej użytkowanego w firmie kampera – zgodnie ze stanowiskiem zawartym w interpretacji indywidualnej z dnia 29 lipca 2024 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012. 268.2024.2.MG, organ uznał, że w przedmiotowej sprawie pojazd samochodowy – tzw. kamper – spełnia definicję pojazdu samochodowego, o której mowa w art. 2 pkt 34 ustawy o VAT. A zatem należy stosować przepisy art. 86a ustawy o VAT.
Stanowisko fiskusa pozostawało w tym przypadku w opozycji do stanowiska samego wnioskodawcy, który założył, że zakupiony przez niego kamper nie jest samochodem osobowym. Wnioskodawca powołał się na treść art. 2 pkt 40 ustawy prawo o ruchu drogowym, wskazującego, że samochodem osobowym jest pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą oraz ich bagaży. Spółka twierdziła, iż w jej ocenie, kamper, którego nabyła, spełnia za to definicję pojazdu specjalnego, o którym mowa w art. 2 pkt 36 ustawy prawo o ruchu drogowym. Jest zatem pojazdem samochodowym, ale nie samochodem osobowym – nie podlega tym samym pod art. 86a ustawy o VAT.
Wnioskodawca zwrócił się dlatego z zapytaniem, czy ma prawo do odliczania podatku VAT w wysokości 100%, bez jednoczesnej konieczności składania deklaracji VAT-26, prowadzenia kilometrówki i sporządzania regulaminu wewnętrznego użytkowania. Kamper miał służyć realizacji wyłącznie służbowych celów spółki – być środkiem transportu, mobilnym biurem, a w razie potrzeby miejscem noclegowym dla pracowników będących w trasie.
Co na to fiskus? Zdaniem organu: „Dla celów pełnego odliczania podatku VAT fakt wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych”. […] Określone przez podatnika zasady używania pojazdu muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych”.
A zatem, w opinii fiskusa wystarczy, że istnieje tylko sama, potencjalna możliwość użycia samochodu w celach prywatnych, by uznać, że jego domyślnym przeznaczeniem jest zaspokajanie potrzeb mieszanych, a nie wyłącznie firmowych. W przypadku pojazdów typu kamper taka możliwość jak najbardziej istnieje. Oznacza to, że do odliczania 100% VAT od wydatków ponoszonych w związku z ich użytkowaniem, konieczne jest spełnienie wszystkich ww. wymogów.
